Πώς να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας με μια απλή αλλαγή

Είναι λογικό να αισθανόμαστε απογοήτευση στις μέρες μας στον εργασιακό τομέα , ειδικά όταν συνδεόμαστε στο LinkedIn και άλλες παρόμοιες πλατφόρμες εύρεσης εργασίας. Η ανεργία αυξάνεται και οι απαιτήσεις των εταιρειών γίνονται όλο και πιο παράλογες. Αυξάνουν τις ώρες εργασίας και το φόρτο εργασίας των εργαζομένων και όταν θελήσουν να κάνουν περικοπές , βρίσκουν ως αφορμή την “μη αρκετή παραγωγικότητα” των εργαζομένων.

Ο όρος παραγωγικότητα εκφράζει τη σχέση μεταξύ των αποτελεσμάτων (εκροών)
μιας επιχείρησης και των πόρων (εισροές) που έχουν
χρησιμοποιηθεί στην παραγωγική διαδικασία όπως είναι η εργασία. Η παραγωγικότητα εκφράζει δηλαδή το πόσο
αποδοτικά και αποτελεσματικά χρησιμοποιούνται οι πόροι για την παραγωγή
προϊόντων και υπηρεσιών.

Παραγωγικότητα = Εκροές (αποτελέσματα) / Εισροές (πόροι)

Εάν τα έσοδα και τα κέρδη πέφτουν κάτω από τις προσδοκίες των αναλυτών, ειδικά εάν η εταιρεία έχει προβεί σε πολλές προσλήψεις, η παραγωγικότητα φαίνεται χαμηλή.

Τα άτομα, από την άλλη πλευρά, συχνά σκέφτονται την παραγωγικότητα καθώς ως τη ροή εργασίας τους. Πόσο γρήγορα ολοκληρώνουν τις εργασίες και τις υποχρεώσεις τους; Τι hacks μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να βελτιώσουν την προσωπική τους παραγωγικότητα;

Κάθε επιχείρηση μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητά της. (Και όχι, δεν περιμένω να μετατραπούμε όλοι σε ρομπότ.)

Γιατί είμαι τόσο σίγουρη; Υπάρχουν πάντα εισροές (όπως η εργασία, οι πόροι) που δεν παράγουν ουσιαστικά αποτελέσματα.

Σύμφωνα με την έκθεση “Anatomy of Work” της Asana (πλατφόρμα διαχείρισης έργων και εργαλείο συνεργασίας για επιχειρήσεις και ομάδες) , οι εργαζόμενοι ξοδεύουν κατά μέσο όρο το 60% του χρόνου τους σε δραστηριότητες χωρίς να προσθέτουν αξία στην εργασία τους, την λεγόμενη «εργασία για την εργασία». Τέτοιες μπορεί να είναι οι ατελείωτες συζητήσεις για θέματα πάνω στην εργασία, η αναζήτηση πληροφοριών, η εναλλαγή μεταξύ άπειρων εφαρμογών για να γίνει εν τέλη η εργασία κλπ. Μόνο το 40% του χρόνου ενός εργαζομένου ξοδεύεται σε εξειδικευμένη ή στρατηγική εργασία.

Εξετάζοντας τον ορισμό μας για την παραγωγικότητα, μπορούμε να δούμε ότι η “εργασία για την εργασία” είναι ένα σφάλμα στο σύστημα. Μειώνει τον χρόνο που θα μπορούσαν να αφιερώσουν οι εργαζόμενοι για τη δημιουργία εξειδικευμένης ή στρατηγικής εργασίας. Πράγματι, η έκθεση της Asana κατέληξε στο συμπέρασμα ότι σχεδόν τρεις μήνες από τον χρόνο ενός εργαζομένου ετησίως θα μπορούσαν να εξαλειφθούν χωρίς να επηρεαστούν αρνητικά τα αποτελέσματα.

Ας το επαναλάβω: Με βάση τα τρέχοντα εργασιακά μοτίβα, οι περισσότεροι εργαζόμενοι θα μπορούσαν να κάνουν διακοπές ολόκληρο το καλοκαίρι χωρίς να επηρεαστεί η παραγωγικότητά τους.

Σύμφωνα με την έρευνα της Asana:

Κάθε εβδομάδα, οι εργαζόμενοι χάνουν κατά μέσο όρο σχεδόν τρεις ώρες σε περιττές συναντήσεις. Κάθε μέρα βομβαρδίζονται με 32 διαφορετικά email. Κάθε ώρα, η προσοχή τους αποσπάται από τις άπειρες εφαρμογές και εργαλεία που χρησιμοποιούν για την εργασία τους και τα προβλήματα των συστημάτων τους ( αποσυνδέσεις , κολλήματα κλπ ).

Η «Εργασία για την εργασία» είναι ένα κομμάτι των σύγχρονων οργανισμών και εξακολουθεί να είναι το μεγαλύτερο εμπόδιο στην παραγωγικότητα – κάτι που οι οργανισμοί δεν θα έπρεπε να προσπερνούν. Πάρα πολλοί εργαζόμενοι έχουν κολλήσει σε αυτό το μοτίβο των μικρών καθημερινών εργασιών που το μόνο που κάνουν είναι να προσθέτουν βάρος και άγχος στην συνολική τους εργασία.

Μειώνοντας τον χρόνο που αφιερώνετε στην «εργασία για την εργασία», μπορείτε να βελτιώσετε αμέσως την εξίσωση παραγωγικότητάς σας.

Ελέγξτε όλες τις συναντήσεις που έχετε πραγματοποιήσει εσείς και η ομάδα σας τις τελευταίες δύο εβδομάδες (ή τον τελευταίο μήνα, για πιο ακριβή αποτελέσματα). Για κάθε σύσκεψη, σημειώστε εάν ήταν αναγκαία αρχικά αυτή η σύσκεψη . Σκεφτείτε τι θα μπορούσατε να αλλάξετε στον ρυθμό διεξαγωγής, στη διάρκεια της σύσκεψης ή τους συμμετέχοντες ( εάν ήταν απαραίτητο να παρευρίσκονται όλοι) , για να μειώσετε περιττό φόρτο εργασίας. Στη συνέχεια, πειραματιστείτε με αυτές τις αλλαγές τις επόμενες εβδομάδες.

Πιστεύω σε κάθε σπίτι θα υπάρχει αυτό το συρτάρι που μπορείς να βρείς τα πάντα μέσα. Από διαφημιστικά φυλλάδια μέχρι λογαριασμούς και μπομπονιέρες. Ομοίως, μπορεί να υπάρχουν φάκελοι ή τυχαία έγγραφα διάσπαρτα στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας ή σε κάποιον ανώνυμο φάκελο. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να καθαρίσετε τον χώρο εργασίας σας ή αλλιώς το λεγόμενο «ψηφιακό σας σπίτι». Μπορείτε να καθιερώσετε μια «ημέρα καθαρισμού» ανά τρίμηνο για να ξεκαθαρίσετε τα έγγραφα και τα αρχεία σας στον υπολογιστή και να βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν την θέση τους. Σκεφτείτε πόσο χρόνο θα εξοικονομείτε εάν βρίσκετε κατευθείαν ότι χρειάζεστε και δεν ψάχνετε όλους τους φακέλους για να το βρείτε.

Σκεφτείτε τι είδους εργασία επαναλαμβάνετε κάθε εβδομάδα; Ίσως δημιουργείτε έναν πίνακα στο excel για καταγραφή πωλήσεων ή δημιουργείτε μια τριμηνιαία παρουσίαση αξιολόγησης πελατών. Ή ίσως διαχειρίζεστε την κοστολόγηση προϊόντων.. ότι εργασία και να έχετε, εάν πρέπει να την επαναλαμβάνετε συχνά το να δημιουργήσετε κάποια στάνταρ πρότυπα/ μοτίβα / πίνακες που μπορούν να εμφανιστούν με ένα κλικ κ να ξεκινήστε να δουλεύετε πάνω σε αυτά απευθείας χωρίς να χρειάζεται να τα δημιουργήσετε από την αρχή – αυτό και μόνο θα κάνει τεράστια διαφορά στην παραγωγικότητα σας. Αφιερώστε λοιπόν λίγο χρόνο εκ των προτέρων για να δημιουργήσετε τέτοια πρότυπα και εξοικονομείστε χρόνο και ενέργεια σε εσάς και στην ομάδα σας.